HRM/P&O Management. Wat kan OpenIMS voor u betekenen?

Stel u U wilt graag alle bestaande papieren personeelsdossiers digitaliseren en daarna ook alle nieuwe dossiers digitaal gaan beheren. En u denkt aan eHRM.

Dan kunt u enerzijds OpenIMS DMS inzetten om de digitale dossiers mee te beheren en OpenIMS CMS inzetten om deze dossiers via het Intranet aan de leidinggevende en/of de medewerker zelf beschikbaar te stellen. Als u ook OpenIMS BPMS in gaat zetten komt eHRM in beeld.

Digitaliseren papieren dossiers

Initieel zullen derhalve eerst alle bestaande papieren documenten per medewerker moeten worden gedigitaliseerd (gescand). Wij maken hiervoor gebruik van een partner die hierin is gespecialiseerd. Een medewerker van de HRM afdeling kan deze dan vervolgens per medewerker (bulksgewijs) in OpenIMS DMS in het juiste personeelsdossier plaatsen. U kunt daarna als HRM/P&O afdeling de bestaande en nieuwe dossiers volledig digitaal beheren.

Het dossier en de documenten in het DMS kunnen in deze fase alleen worden benaderd via het DMS. Medewerkers van HRM/P&O zijn de enigen die de documenten kunnen zien en documenten/dossiers kunnen aanmaken en beheren.
De personeelsdocumenten worden in een aparte zoekindex geplaatst zodat ze via de zoekfunctie uitsluitend kunnen worden gevonden door HRM/P&O medewerkers.

Digitaal beschikbaar stellen

Een leidinggevende kan via de Intranet DMS Interface (gerealiseerd met OpenIMS CMS) alleen die personeelsdossiers inzien van zijn/haar medewerkers, ofwel die medewerkers waarvoor deze geautoriseerd is. Deze autorisatie zou bijvoorbeeld kunnen worden vastgelegd in uw HRM systeem en door OpenIMS worden bevraagt. Na het selecteren van een personeelsdossier krijgt de leidinggevende de dossierstructuur te zien zoals deze in het DMS is vastgelegd inclusief de betreffende digitale documenten zoals AO, evaluatieverslagen en dergelijke. De leidinggevenden kunnen niet in het DMS.

eHRM

Staat bovenstaande op de rit dan kunt u ook (enige) diensten / selfservice via het Intranet gaan aanbieden. Dit door gebruik te gaan maken van OpenIMS BPMS. Denk daarbij aan personeelsformulieren waarbij een groot deel van de gegevens al zijn ingevuld, zoals ziekteverzuim beheer. 
Een leidinggevende gaat via het Intranet naar het personeelsdossier van de betreffende medewerker en opent het ziekteverzuimformulier. De gegevens van betreffende medewerker worden waar mogelijk vooraf al ingevuld. De leidinggevende vult de ontbrekende gegevens in (meld de medewerker ziek) en verstuurt het formulier. Het ingevulde formulier komt bij de HRM/P&O afdeling binnen en kan daar verder worden verwerkt. Wanneer de medewerker weer beter is kan de leidinggevende via het Intranet de betreffende medewerker weer beter melden. Deze melding wordt ook weer verstuurd naar HRM/P&O.