Document scanning

Een belangrijke documentstroom bij veel organisaties is de inkomende en uitgaande poststroom. Daar komen documenten in voor die niet standaard digitaal voorhanden zijn. Voor een goede verwerking moeten die documenten digitaal gemaakt worden. Daarvoor kan OpenIMS met alle gangbare scanners en multifunctionals worden gekoppeld. Indien van toepassing kunnen de gescande documenten met hulp van geavanceerde herkenningstechnologie (OCR) doorzoekbaar worden gemaakt. Daamee worden de documenten meteen (geheel of gedeeltelijk) herbruikbaar in andere documenten.

De gedigitaliseerde documenten kunnen in verschillende processen worden opgenomen en gecategoriseerd: ingekomen post, factuur, getekende contracten etc. Alle documenten kunnen op basis van een toegevoegde barcode direct worden gearchiveerd.

De postukken kunnen na digitalisering (deels geautomatiseerd) worden verrijkt met informatie (metadata) uit achterliggende CRM- of ERP-systemen.

Registratie uitgaande post 

Uitgaande getekende stukken kunnen automatisch worden voorzien van een barcode. Deze stukken kunnen op basis van de barcode in het vervolgtraject direct op de juiste plek in OpenIMS DMS worden gearchiveerd. Hierdoor heeft u een sluitende omgeving waarbij medewerkers een minimum aan (handmatige) handelingen hoeven te verrrichten, wat de kans op fouten weer verkleint. 

Ingekomen e-mail

Ingekomen e-mail kan als inkomende post worden opgenomen in een specifieke postworkflow voor verdere afhandeling en controle. In de praktijk wordt een dergelijk bericht ook naar PDF-formaat geconverteerd zodat deze gemakkelijk(er) kan worden bekeken. 

Verouderd Archief doorzoekbaar maken

Het is ook mogelijk bestaande archieven met oude documenten in het DMS te plaatsen en die met terugwerkende kracht doorzoekbaar te maken. U kunt hierbij denken aan oude dossiers met specifieke informatie zoals fabrieksdocumentatie, bestektekeningen etc. 

Het is ook mogelijk om een papieren archief volledig te digitaliseren en te importeren conform afgesproken regels in OpenIMS DMS.