Document creatie

Werken op basis van templates

U kunt in OpenIMS DMS document templates gebruiken en beheren. De templates kunnen gebruik maken van documenteigenschappen die u vastlegt in het DMS. Zo kunnen adresgegevens van een brief worden overgenomen uit het DMS. Dit is een live koppeling, indien u de gegevens aanpast wordt deze aanpassing ook in het document doorgevoerd. 

Ieder dossier heeft een set van dossiereigenschappen (metadata) zoals een klantnummer, klantnaam of projectnummer. Bij de creatie van een document worden deze eigenschappen altijd overgenomen. De medewerker hoeft slechts de nieuwe document assistent te starten en het juiste template te kiezen.

Standaarddocumenten per dossierstap

U kunt per dossiercategorie en -fase zelf definiëren dat bepaalde documenten moeten worden klaargezet. Medewerkers worden zo geholpen de juiste documenten - en in een bepaalde volgorde - af te handelen. De documenten krijgen automatisch de juiste dossiereigenschappen toegekend.

Uploaden documenten

U kunt in het DMS naar het juiste dossier navigeren en dan de documenten in de webbrowser slepen. Een registratiedialoog opent en u kunt de documenten in het DMS plaatsen. Het upload scherm kan grote hoeveelheden bestanden verwerken en ook bestanden groter dan 1 GB. Ook hier wordeb de dossiereigenschappen automatisch aan de documenten gekoppeld. 

Outlook en Office integratie

Voor de mensen die werken met Outlook is een specifieke plugin beschikbaar waarmee u e-mail en/of bijlagen in OpenIMS kunt registreren. Deze documenten worden weer voorzien van de juiste dossiereigenschappen tijdens plaatsing. Basisgegevens zoals ontvanger, afzender en onderwerp uit de e-mail worden automatisch overgenomen en in OpenIMS DMS geplaatst als documenteigenschappen. 

Verder kunt u ook vanuit een antwoord op een e-mail in Outlook één of meerdere bijlagen selecteren in OpenIMS en deze meesturen met de reactie zonder OpenIMS te openen. Vanuit Word- of Excel kunt u direct documenten in OpenIMS DMS opslaan.

Netwerk synchronisatie

Sommige producten werken niet goed samen met een document management oplossing, omdat ze uitgaan van een vaste folderstructuur op een fileshare/netwerk. Voor deze toepassingen kan OpenIMS werken met het synchroniseren van netwerkshares. 

Documentgeneratie in bulk

Het is ook mogelijk om grote hoeveelheden documenten te genereren op basis van bouwstenen in combinatie met informatie uit een ERP of CRM systeem.