AI kan uw informatiebeheer een flinke oppepper geven

Dat Artificial Intelligence (AI) veel meer kan betekenen dan ‘deep fake video’s’ die bedoeld zijn om je te misleiden, werd duidelijk tijdens het webinar van OpenIMS op 3 februari.  De combinatie van grote hoeveelheden informatie en de intelligentie van een goed doordachte AI-module in een opensource informatiebeheersysteem brengt de inzichten in en controle over cruciale (bedrijfs)informatie naar een hoger niveau.

‘AI is als een zelfverzekerde gokker', begon Nico de Vries (OpenIMS) zijn introductie. ‘Het antwoord op je vraag gaat vooralsnog vooral om een soort ‘educated guess’ die je zeker zelf moet controleren. Maar de ontwikkelingen gaan enorm snel. ChatGPT deed er 2 maanden over om 100 miljoen gebruikers te bereiken. Dat duurde bij de telefoon nog altijd 75 jaar.

Wat ook snel gaat is de hoeveelheid geld die erin wordt geïnvesteerd door bedrijven: van 1,5 biljoen euro in 2025 tot een verhoging daarvan met 44 procent in het komende jaar. Kortom, we moeten er wat mee.’

‘Steeds menselijker’

De ontwikkelingen gaan zelfs zo snel dat net na het seminar de bekende Alexander Klöpping ’s avonds op televisie een tipje van de sluier oplichtte van de nieuwste AI-ontwikkeling. Dat deeed hij in de talkshow bij Eva Jinek en demonstreerde: AI als mensachtige robot die (deels) autonoom kan handelen. Gebaseerd op je gedrag met de computer en alle informatie die je hebt, gebruikt, deelt etc. Dat gaat tot aan het zelfstandig opbellen van een restaurant voor het maken van een reservering aan toe. En dat was eigenlijk nog ongeveer het enige wat je zou hebben kunnen inbrengen tegen het gebruik van AI: het is geen mens.

Maar zo begint het er wel erg veel op te lijken… Zover is het nog niet en hoeft het ook niet te gaan. Met de soepele en effectieve integratie van AI in een DMS als OpenIMS kunnj je al grote successen bereiken.  

Na de korte introductie over de stand van zaken over Artificial Intelligence volgde een demonstratie vanuit de praktijk. Bijvoorbeeld hoe je met hulp van de AI-module in OpenIMS heel snel en effectief een samenvatting kunt (laten) maken van een set geselecteerde documenten. Of hoe je een beeld kunt laten beschrijven en die beschrijving direct kunt koppelen aan dat beeld om het zo later terug te kunnen vinden. Of hoe je de meest relevante gegevens van een technische tekening kunt analyseren en als metadata daaraan kunt toevoegen.

AI biedt een mooie kans om sneller, slimmer en effectiever om te gaan met informatie: zowel om die te vinden als om die te beschrijven, te analyseren en te categoriseren. 

AI in combinatie met OpenIMS stelt u onder meer in staat om sneller:

• Data te extraheren;
• Antwoorden te genereren op documenten/e-mails waarin bijvoorbeeld een klacht staat weergegeven;
• Teksten te vertalen van het Nederlands naar een andere taal en omgekeerd;
• Aan de hand van een concrete vraag actie te ondernemen: bijvoorbeeld maak samenvatting, zoek die documenten die hierop lijken/bij dit onderwerp horen;
• Informatie inhoudelijk te toetsen aan geldende wet- en regelgeving en standaarden.

Dat alles gebeurt onafhankelijk van de AI-engines die beschikbaar zijn voor gebruik met OpenIMS: Gemini, CoPilot, Cloud en Grok. De kracht zit in de combinatie, maar voor wie kiest voor een specifieke engine, dat kan natuurlijk ook. Die verschillende engines hebben echter allemaal hun sterke en minder sterke kanten. De een is beter in tekst, de ander in video, beeld of spraak. En tegenwoordig hebben we met alle vormen van informatie te maken: van chat-berichten tot e-mails en van gesproken berichten tot complete videofilms. Vandaar de combinatie in gebruik van deze vier toonaangevende AI-engines.

Echter, het zijn ook engines die allemaal afkomstig zijn van Amerikaanse leveranciers, met dus een technologische afhankelijkheid van die leveranciers. Vooralsnog zijn het wel de beste engines. Een kwalitatief vergelijkbare Europese variant is er op dit moment nog niet.

Er kwamen natuurlijk vragen, zeker; vragen die gingen over die digitale soevereiniteit (de afhankelijkheid van buitenlandse/Amerikaanse software); over flexibiliteit die je zelf als bedrijf/gebruiker kunt inbouwen in de toepassing van AI met informatiebeheer; over toekomstbestendigheid; over integratiemogelijkheden en bescherming van gevoelige gegevens. Niet onbelangrijk, juist ten opzichte van die Amerikaanse leveranciers en de nogal wispelturige politiek tegenwoordig.

Kortom, ook de houdbaarheid op langere termijn en betaalbaarheid van AI in een digitale werk-/bedrijfsomgeving kwamen aan de orde. Je kunt immers veel willen, maar het vraagt ook een investering: niet alleen in toewijding en vertrouwen, zowel van je eigen organisatie als van de ontwikkelaar, maar ook in euro’s.

Alhoewel dat laatste wellicht het minste probleem is.

Denkt u nu dat AI wellicht voor uw organisatie iets kan toevoegen? Maak gerust een vrijblijvende afspraak, dan drinken we een kop koffie en bespreken hoe we u kunnen helpen.

Let op: In de maand april organiseert OpenIMS opnieuw een webinar. Deze keer over het belang van digitale soevereiniteit. En over de manier waarop je die onafhankelijkheid kunt bereiken.