Productielijn / fabrieksdocumentatie op orde

Als uw organisatie werkt met verschillende productielijnen, locaties of fabrieken waarbij veel documentatie over de machines beheerd moet worden kan OpenIMS DMS u uitstekend helpen met het beheer van deze documentatie.

Opbouwen en onderhouden Assetdossiers
Binnen het DMS kan er worden gewerkt met zogenaamde Assetdossiers waarin de documentatie van een productielijn, machine, of fabriek wordt vastgelegd. We gebruiken dan met een koppeling het asset of kostenplaats coderingssysteem van uw ERP systeem, zoals SAP, Infor, Isah, Exact of Navision.

Tevens kunnen de documenten en tekeningen worden gelabeld op onder andere code, documenttype en discipline waardoor de zoekmachine medewerkers kan helpen documentatie snel te vinden. Ook kan oude documentatie worden gedigitaliseerd en via een import in OpenIMS DMS worden vastgelegd. OpenIMS DMS kan deze documenten indien gewenst ook OCR'en waardoor ze doorzoekbaar worden op de inhoud. Zo kunt u dan gegevens van oude tekeningen uit de bloktitel doorzoeken.

Zoekmachine voorbeeld met resultaten en filtervoorziening aan de rechterkant. 

Met de OpenIMS overviewfunctie kunt u documenten groeperen en filteren in een handzame Excel achtige filtervoorziening.

Indien wordt geconstateerd dat een tekening of document in een assetdossier niet meer up-to-date is kan een medewerker dit via de geïntegreerde workflow melden en aantekeningen toevoegen via de annotatie voorzieningen van het OpenIMS platform.

"As built" Documenten van project naar assetdossier
U kunt verschillende soort projecten (nieuwbouw, onderhoud, stilstand) als dossier in het DMS starten op basis van vooraf gedefinieerde template structuren zodat alle betrokken disciplines zoals projectleiders, onderhoudsmedewerkers of engineering samen kunnen werken in een projectdossier. De projectinformatie kan worden aangeleverd door uw ERP systeem. U kunt dit dossier delen met externe partijen of overheidsinstanties via een Extranet en zo de informatiestroom gesloten houden zonder te moeten werken met tools als WeTransfer of Dropbox waardoor belangrijke kennis zomaar naar ongecontroleerde platformen stroomt. U biedt uw medewerkers een standaardoplossing en uw organisatie controle over de stroom van documenten en de borging dat ze behouden blijven. Aan het einde van een project kunnen de documenten en "As built" tekeningen worden overgedragen naar het assetdossier en wordt het project afgesloten en gearchiveerd. Hierdoor blijft uw assetdossier up-to-date.

Mobiele first documentatie site
Voor veel organisaties is het handig als monteurs met een tablet of mobiele telefoon de informatie kunnen raadplegen via een geoptimaliseerde interface. Dit kan in de vorm van een meegeleverde documentatiesite die eenvoudig van opzet is, en alle benodigde asset informatie bevat.

Ondersteuning voor onderhoudsapplicaties
Monteurs werken vaak met een onderhoudsapplicatie zoals bijvoorbeeld Planon, Acto of Ultimo. Hierin kan bij een werkorder ook hyperlink met een objecttag of locatiecode worden vastgelegd, die vervolgens alle documenten met dezelfde objecttag/locatiecode kan tonen. Bijvoorbeeld op een tablet, zodat ze altijd kunnen beschikken over de laatste tekening of werkinstructie die bij de betreffende machine hoort.

Kwaliteitsdocumenten beheer en publicatie
Uw kwaliteitsmedewerkers kunnen een of meer handboeken opzetten in het DMS en er is ook een raadpleegomgeving beschikbaar voor medewerkers in de fabriek om de juiste werkinstructies te vinden en te volgen. Dit helpt uw organisatie ook met het beheren van ISO en andere certificeringstrajecten.